Pengertian Surat, Fungsi Surat dan Contoh Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh kepada suatu pihak kepada pihak lain. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau juga oraganisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau juga organisasi). 

Pengertian Surat


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat itu artinya kertas yang bertulis atau juga secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat itu merupakan salah saatu alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas nama pribadi ataupun atas nama sebuaah organisasi atau perusahaan. Sebuah surat tersebut dibuat dan dikirimkan dengan tujuan supayasi penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.

Pengertian Surat, Fungsi Surat dan Contoh Surat

Surat tersebut berisi sebuah informasi, yang Informasi dari sebuah surat itu dapat berupa sebagai berikut:
  1. Laporan
  2. Pemberitahuan
  3. Pernyataan
  4. Permintaan/ permohonan
  5. Perintah

Pengertian surat menurut para ahli


Terdapat juga beberapa pendapat para ahli yang menyatakan mengenai pengertian surat. Dibawah ini merupakan pengertian surat yang dikemukakan oleh beberapa para ahli, diantaranya :

Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat merupakansebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.

Surat menurut YS. Mario (2000:15).

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Surat menurut Yose Rizal (2003:2)

Surat merupakan alat yang digunakan untuk dappat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

Surat menurut Agus Sugiarto (2005:2)

Surat merupakan sebuah dengan sarana komunikasi yang dipakai untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapata menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi serta juga kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda tangan.

Fungsi Surat


Terdapat beberapa fungsi diantaranya ialah untuk :

  1. Sarana pemberitahuan kepada pihak lain
  2. Surat juga dapat digunakan sebagai sarana permintaan pada lain pihak
  3. Buah pikiran
  4. Sebagai sarana komunikasi
  5. Surat juga dijadikan sebagai alat untuk mengingat
  6. Sebaga bukti historis
  7. Fungsi surat juga dijadikan sebagi pedoman kerja
  8. Menumpahkan ide ataupun gagasan

Jenis-jenis Surat


Surat ini memiliki dua jenis yakni Surat Pribadi serta juga Surat Resmi, Untuk dapat memahami perbedaanya dibawah ini merupakan ciri dan karakteristiknya.

Secara umum jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis yaitu:
  1. Surat pribadi
  2. Surat dinas
  3. Surat niaga
Namun apabila dilihatnya itu dengan berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
  1. Surat pribadi
  2. Surat resmi
  3. Surat dinas

Pengertian Surat Pribadi


Surat pribadi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi contohnya untuk dapat berhubungan dengan teman serta jugakeluarga. Jenis surat tersebut sudah jarang digunakan di era modern seperti sekarang ini karena sudah beralih kepada SMS,Social media, Email dan lain sebagainya.

Ciri-ciri Surat Pribadi


  • Tidak menggunakan kop surat
  • Tidak menggunakan nomor surat
  • Salam pembuka serta juga penutupnya lebih bervariasi
Biasanya bahasa yang digunakan itu tidak formal terserah sesuai dengan keinginan si penulis. Format surat bebas juga bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.

Pengertian Surat Resmi


Surat Resmi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk keperluan atau kepentingan resmi, baik itu perseorangan, instansi, atuapun juga organisasi; contohnya seperti undangan, surat edaran, serta juga  surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi


Surat Resmi ini memiliki ciri-ciri diantaranya sebagai berikut :
  1. Menggunakan kop surat
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum
  4. Menggunakan bahasa resmi
  5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  6. Memiliki format baku

Pengertian Surat niaga


Surat niaga merupakan surat yang digunakan oleh orang atau juga badan yang menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas usaha niaga, seperti contohnya industri, usaha perdagangan serta juga  jasa. Surat tersebut berguna sekali dalam menjalin hubungan dengan pihak luar sehingga harus dirangkai atau harus disusun dengan secara baik. Surat niaga tersebut terdiri dari surat jual beli, surat perdagangan, serta juga kwitansi. Surat niaga ini juga terbagi menjadi surat niaga internal dan juga surat niaga eksternal. Dibawah ini macam-macam surat niaga ialah sebagai berikut :
  1. Surat penawaran
  2. Surat pesanan
  3. Surat pembayaran barang
  4. Surat pengiriman
  5. Surat pengaduan
  6. Surat penagihan dan lain-lain.

Pengertian Surat dinas


Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas serta juga kegiatan/aktivitas dinas instansi. Surat ini adalah sarana komunikasi kedinasan yang penting didalam pengelolaan administrasi suatu instansi. Fungsi surat dinas ialah sebagai dokumen bukti tertulis, ialah sebagai arsip, alat pengigat, pedoman kerja didalam bentuk surat keputusan serta juga intruksi, sebagai bukti sejarah atas perkembangan instansi. Ciri-ciri dari surat dinas ialah sebagai berikut ini:
  1. Ada sebuah kop surat dari lembaga atau juga instansi yang bersangkutan.
  2. Terdapat nomor surat, lampiran serta juga perihal.
  3. Salam pembuka dan juga penutup yang digunakan baku.
  4. Menggunakan ragam resmi atau bahasa baku.
  5. Menggunakan stempel atau cap dari instansi atau juga kantor yang membuat surat.
  6. Menggunakan format surat tertentu.
Beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menulis Surat

Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat yaitu:
  1. Penulisan kepala surat
  2. Penulisan tanggal surat
  3. Penulisan alamat surat
  4. Penulisan salam pembuka
  5. Penulisan salam penutup
  6. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
  7. Penggunaan bentuk singkatan a.n dan u.b.
  8. Tembusan
  9. Inisial

Bentuk-Bentuk Surat


Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri . Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat . Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan bentuk lekuk . Mari kita bahas satu persatu-satu ;

Bentuk Lurus

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas. Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya.

Keterangan :
  • Kop Surat
  • Perihal dan Nomor Surat
  • Tempat, tanggal dan tahun Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat
  • Inti atau Pokok Surat
  • Salam Penutup
  • Tandatangan dan nama terang.

Contoh:


Cirebon , 24 Februari 2012


Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK ”BCA”
Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.

Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Bank”BCA”


Drs. Suwarno
Pimpinan


Bentuk Setengah Lurus


Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun  perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi . Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;

Keterangan :
  • Kop Surat
  • Perihal dan Nomor Surat
  • Tempat, tanggal dan tahun Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat
  • Inti atau Pokok Surat
  • Salam Penutup
  • Tandatangan dan nama terang.

Contoh surat setengah lurus :

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Cirebon

Dengan hormat

Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.

Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.

Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.

Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Penerbit ”TRIWARSANA”


Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan , sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai berikut :

Keterangan :
  • Kop Surat
  • Perihal dan Nomor Surat
  • Tempat, tanggal dan tahun Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat
  • Inti atau Pokok Surat
  • Salam Penutup
  • Tandatangan dan nama terang.
Contoh bentuk lekuk :


Surabaya, 9 Maret 2008
PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112
SRAGEN

Dengan hormat,

Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.

Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.

Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

PT ”ANMEKA PUPUK”

Bentuk Resmi Indonesia Lama


Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :
  • Kop Surat
  • Perihal dan Nomor Surat
  • Tempat, tanggal dan tahun Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat
  • Inti atau Pokok Surat
  • Salam Penutup
  • Tandatangan dan nama terang.

Bentuk Resmi Indonesia Baru


Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Bagian-bagian surat


  • Kepala Surat/Kop Surat
  • Nomor Surat
  • Tanggal Surat
  • Lampiran Surat
  • Hal atau Perihal
  • Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
  • Salam Penutup
  • Pengirim Surat
  • Tembusan Surat
  • Inisial

Penggunaan Bahasa Dalam Surat

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa penggunaan bahasa didalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.

Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin dan cuti.

Sekian dan terimakasih sudah membaca mengenai Pengertian Surat, Menurut Ahli, Jenis, Ciri, dan Fungsinya, semogaa dapat bermanfaat dan sampai jumpa dipembahasan yang lainnya.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel